# PROJECT IDEA FOR BTM -- ## DESCRIPTION BTM merupakan sebuah koperasi berfokus pada transaksi simpan pinjam (pembiayaan) modal terutama unutk modal usaha. Selama ini BTM menggunakan salah satu aplikasi perbankan populer di indonesia yaitu IBSS (Integrated Banking System Syariah) . Berdasarkan informasi yang tersedia, sistem IBSS yang Anda gunakan memiliki spesifikasi teknis sebagai berikut: - Tipe Aplikasi: Berbasis Windows, yang mengindikasikan sebuah aplikasi desktop (desktop application). - Bahasa Pengembangan: Delphi. - Database: MySQL. - Arsitektur: Client-Server, di mana aplikasi client (di komputer staf) terhubung ke server database. -- ## KEYPOINT - Koperasi BTM memiliki system pembiayaan yang unik, koperasi btm memiliki system pembayaran sebanyak 100x flat. - Sistem pembayaran tidak di kenakan denda ketelatan. namun bagi nasabah atau peminjam yang telat melakukan pembayaran akan dicatat dan mendapat diberikan rating tertentu berdasarkan rasio ketelatan. - BTM mengambil keuntungan sebesar 10% dari setiap transaksi pinjaman (ex: Pinjaman 10.000.000, BTM menerima total 11.000.000 dengan angsuran 11.000/hari) - Sebelum melakukan pembiayaan, orang tersebut wajib mendaftarkan diri dulu sebagai nasabah. - Nasabah wajib memiliki saldo minimal 5000 di dalam buku tabungan - Format nomor buku tabungan : 06-100-000001(contoh) (aku ingin di modifikasi dengan format baru yang lebih tersturktur tapi tanpa mempersulit migrasi dari db lama ke db baru) - No traksaksi pembiayaan a.k.a kredit memiliki format yang sama dengan buku tabungan : 06-100-000001(contoh). - User aplikais hanya terdiri dari 3-4 orang sejauh ini - terdiri dari 4 unit yaitu : teller, back-office, customer service, collector & manager. sejauh ini kami untuk teller & customer service masih kami rangkap menjadi satu, begitu pula untuk back-office dan collector. - terdapat sistem pencatatan jumlah nasabah pemibayaan yang dibawa / didaftarkan oleh pegawai yang nantinya bisa menjadi bahan evaluasi siapa pegawai yang membawa banyak nasabah ke koperasi ini. - collector biasanya di bagi tugas berdasarkan daerah, contoh colletor A selalu di tugaskan untuk collect ke area A, dan collector B selalu di tugaskan ke daeraah B, kondisi sewaktu waktu bisa berubah, contoh kasus, si A sakit, mungkin si B atau C bisa bantu cover untuk tugas si A. - data laporan selalu di cetak dalam pdf dan excel ### AKUNTANSI Sejauh ini kami sudah sangat menggunakan sistem perhitungan akuntansi yang ada pada sistem, namun kami tidak menggunakan semua perhitungan yang ada di ibss micro banking system, namun kami hanya menggunakan : - Koreksi Rencana dan Realisasi [Bulanan] : Menu ini adalah Untuk mengisi rencana dan realisai Bulanan. - Definisi Transaksi Jurnal Khusus : Menu ini adalah untuk menyeting Jurnal transaksi yang sering terjadi setiap harinya. - Pencatatan Jurnal Umum : Menu ini adalah untuk mencatat Jurnal transaksi secara manual. - Jurnal Khusus Kas Masuk : Menu ini adalah untuk mencatat Jurnal transaksi kas masuk. - Jurnal Khusus Kas Keluar : Menu ini adalah untuk mencatat Jurnal transaksi kas keluar. - Proses Clossing Entry : Menu ini adalah untuk memproses tutup buku akhir tahun. - Pembatalan Clossing Entry : Menu ini adalah berfungsi untuk membatalkan proses Tutup buku yang telah di Clossing Entry. --- ### Laporan Beberapa fitu laporan yang biasanya kami gunakna di koperasi yaitu meliputi : - Laporan Mutasi : sebagai bahan referensi ada di ./references/reports/mutasi. - Laporan Neraca : sebagai bahan refernsi ada di ./references/reports/neraca. - Laporan Laba Rugi --- ## Ringkasa bisnis saat ini (as is analysis) Analisis terhadap kondisi operasional saat ini menunjukkan bahwa koperasi berjalan dengan sistem yang sangat bergantung pada proses manual, intervensi manusia, dan dokumentasi fisik. Meskipun telah ada upaya awal untuk memanfaatkan teknologi dalam bentuk formulir offline, secara keseluruhan ekosistem kerja masih terfragmentasi dan belum terintegrasi. ### Modul Tabungan (Simpanan Nasabah) Operasional pada modul simpanan bersifat fundamental dan langsung. Proses intinya adalah sebagai berikut: - Jenis Produk Tunggal: Koperasi saat ini hanya mengelola satu jenis produk simpanan, yaitu Simpanan Sukarela atau Umum. Ini menyederhanakan persyaratan sistem karena tidak memerlukan logika bisnis yang kompleks untuk berbagai jenis produk simpanan (misalnya, simpanan pokok, wajib, atau berjangka). - Pencatatan Manual: Seluruh transaksi, baik setoran maupun penarikan, dicatat secara manual oleh teller. Terdapat dua titik pencatatan paralel: pertama di buku tabungan fisik milik anggota sebagai bukti transaksi, dan kedua di dalam sebuah spreadsheet (misalnya, Microsoft Excel) yang berfungsi sebagai buku besar digital yang belum terintegrasi. - Tidak Ada Bagi Hasil: Ketiadaan mekanisme bagi hasil untuk produk simpanan ini merupakan faktor penyederhana yang signifikan. Sistem yang akan diadopsi tidak memerlukan modul kalkulasi bagi hasil yang kompleks untuk sisi pendanaan, sehingga fokus dapat dialihkan ke akurasi dan kecepatan transaksi. Modul Pembiayaan (Usaha Mikro) - Manajemen Data Anggota: Sistem harus memiliki modul Master Data yang komprehensif untuk mengelola profil anggota, termasuk informasi pribadi, alamat, dan data relevan lainnya. - Pencatatan Transaksi Real-time: Teller harus dapat mencatat transaksi setoran dan penarikan tunai secara langsung ke dalam sistem. Setiap transaksi harus tercatat secara real-time, menghilangkan kebutuhan akan pencatatan ganda di Excel. - Pencetakan Bukti Transaksi: Sistem harus terhubung dengan printer untuk mencetak struk bukti transaksi atau melakukan validasi pada buku tabungan fisik anggota, memberikan bukti yang sah dan profesional. - Laporan Rekening Koran: Sistem harus mampu menghasilkan laporan mutasi rekening (rekening koran) untuk setiap anggota secara instan berdasarkan rentang tanggal yang diminta. ### Modul pembiayaan (Usaha Mikro) Modul pembiayaan merupakan jantung operasional koperasi dan menunjukkan tingkat kompleksitas yang jauh lebih tinggi. Alur kerja yang ada saat ini sepenuhnya manual dan berbasis kertas, menciptakan serangkaian tantangan dalam hal efisiensi, kecepatan, dan jejak audit. - Pengajuan Awal: Proses dimulai ketika anggota datang ke kantor untuk mengajukan pembiayaan. Pengajuan ini dicatat menggunakan sebuah formulir khusus dari aplikasi USSI yang dioperasikan secara offline. Ini adalah satu-satunya titik sentuh digital dalam keseluruhan alur kerja. - Survei Lapangan: Petugas survei, yang juga merangkap sebagai kolektor, ditugaskan untuk melakukan kunjungan lapangan. Tujuan survei ini adalah untuk memverifikasi kelayakan usaha calon peminjam, menilai karakter, dan mengumpulkan data pendukung. - Analisis dan Dokumentasi: Hasil dari survei lapangan, termasuk analisis kelayakan dan rekomendasi, dicatat secara manual dalam bentuk dokumen fisik (hardcopy). Dokumen ini menjadi dasar utama bagi pengambilan keputusan. - Validasi dan Persetujuan: Dokumen hasil survei kemudian diserahkan kepada Manajer atau Pimpinan Koperasi untuk divalidasi. Persetujuan atau penolakan diberikan berdasarkan analisis pada dokumen fisik tersebut. - Administrasi Akad: Jika disetujui, anggota akan diundang kembali ke kantor untuk menandatangani akad pembiayaan di atas materai. Setelah itu, sebuah buku pinjaman fisik diterbitkan sebagai catatan resmi bagi anggota. - Arsip Digital Dasar: Dokumen-dokumen penting seperti Kartu Tanda Penduduk (KTP), Kartu Keluarga (KK), dan dokumen penjamin (jika ada) dipindai (scan) dan disimpan sebagai file digital. Namun, penyimpanan ini kemungkinan besar belum terintegrasi atau tertaut langsung dengan data transaksi anggota. - Konfigurasi Produk Fleksibel: Sistem harus memungkinkan administrator untuk membuat dan mengonfigurasi produk pembiayaan yang sepenuhnya sesuai dengan prinsip syariah, khususnya Akad Mudharabah. Ini lebih dari sekadar penamaan; sistem harus mampu mengakomodasi karakteristik unik akad ini. Mudharabah adalah akad kerja sama usaha antara dua pihak, di mana pihak pertama (koperasi sebagai shahibul maal) menyediakan seluruh modal, dan pihak lain (anggota sebagai mudharib) menjadi pengelola. Keuntungan dibagi berdasarkan nisbah yang disepakati di awal, sementara kerugian finansial (selama bukan karena kelalaian pengelola) ditanggung sepenuhnya oleh pemilik modal. - Skema Angsuran Kustom: Ini adalah persyaratan non-negosiabel. Sistem harus dapat dikonfigurasi untuk jadwal angsuran harian dengan tenor yang spesifik, yaitu 100 kali pembayaran. Kemampuan untuk mengecualikan hari libur dari jadwal penagihan juga merupakan fungsi penting. Persyaratan ini melampaui kemampuan banyak perangkat lunak standar yang biasanya hanya menawarkan skema angsuran bulanan atau mingguan. - Manajemen Dokumen Digital: Sistem harus menyediakan fitur untuk mengunggah (upload) dan menautkan file pindaian (KTP, KK, foto agunan, formulir survei, akad yang ditandatangani) langsung ke profil pengajuan pembiayaan atau profil anggota. Ini menciptakan arsip digital terpusat dan mudah diakses. - Kalkulasi dan Pelaporan: Sistem harus secara otomatis menghitung dan menghasilkan laporan-laporan krusial seperti laporan kolektibilitas pembiayaan (kelancaran pembayaran), laporan NPF (Non-Performing Financing), dan riwayat angsuran detail untuk setiap nasabah. ### Modul Pendukung (Supporting rules) - Terintegrasi: Setiap transaksi yang terjadi di modul simpanan dan pembiayaan harus secara otomatis dan real-time menghasilkan entri jurnal akuntansi yang sesuai. - Sistem harus mampu menghasilkan laporan keuangan standar (Neraca, Laba Rugi, Arus Kas) tanpa memerlukan rekapitulasi manual di luar sistem. - Manajemen Petugas Lapangan: Diperlukan fitur dasar untuk menugaskan daftar penagihan harian kepada setiap kolektor dan melacak setoran yang mereka kumpulkan. - Manajemen Pengguna dan Hak Akses: Sistem harus mendukung pembuatan peran pengguna yang berbeda (misalnya, Teller, Petugas Survei/Kolektor, Manajer/Pimpinan) dengan tingkat hak akses yang dapat disesuaikan untuk setiap peran, memastikan keamanan dan integritas data. ### Alur Kerja Kritis: Persetujuan Pembiayaan Berjenjang (Multi-Level Approval Workflow) Alur kerja persetujuan pembiayaan adalah proses manajemen risiko inti koperasi. Digitalisasi proses ini bukan hanya tentang efisiensi, tetapi tentang menciptakan jejak audit yang jelas, konsisten, dan terdokumentasi. Sistem yang ideal harus mampu memetakan dan mengotomatiskan alur kerja ini secara presisi. Proses yang diinginkan adalah sebagai berikut: v1 (MVP) 1. Input Pengajuan: Teller atau petugas administrasi memasukkan data pengajuan pembiayaan awal ke dalam sistem berdasarkan formulir yang diisi oleh anggota. Status pengajuan menjadi "Baru" atau "Menunggu Validasi". 2. Validasi Manajer: Manajer menerima notifikasi atau melihat daftar pengajuan yang siap divalidasi. Manajer dapat meninjau semua data pengajuan dan dokumen pendukung. Berdasarkan tinjauan komprehensif ini, Manajer memberikan keputusan akhir (Approve atau Reject) di dalam sistem, yang secara otomatis mencatat kapan dan siapa pic dari nasabah berikut. v2 (later final update when everyone allready adapt with the webapps) - Input Pengajuan: Teller atau petugas administrasi memasukkan data pengajuan pembiayaan awal ke dalam sistem berdasarkan formulir yang diisi oleh anggota. Status pengajuan menjadi "Baru" atau "Menunggu Survei". - Penugasan Survei: Manajer mengakses daftar pengajuan baru di dalam sistem dan secara digital menugaskan setiap pengajuan kepada Petugas Survei/Lapangan yang tersedia. - Input Hasil Survei: Setelah melakukan survei, Petugas Lapangan masuk ke sistem (idealnya melalui aplikasi seluler dari lapangan) untuk mengunggah hasil surveinya. Ini mencakup input data kualitatif (catatan observasi), data kuantitatif (misalnya, skor kredit internal), dan rekomendasi persetujuan (Disetujui, Ditolak, atau Perlu Tinjauan Lanjut).12 Status pengajuan berubah menjadi "Menunggu Validasi Manajer". - Validasi Manajer: Manajer menerima notifikasi atau melihat daftar pengajuan yang siap divalidasi. Manajer dapat meninjau semua data pengajuan, dokumen pendukung, dan hasil survei di satu layar. Berdasarkan tinjauan komprehensif ini, Manajer memberikan keputusan akhir (Approve atau Reject) di dalam sistem, yang secara otomatis mencatat siapa yang menyetujui dan kapan.